Негосударственная образовательная автономная некоммерческая организация дополнительного образования взрослых
«Учебно-консультационный центр «Мастер-класс»
(Образовательная лицензия № 1565 от 17 июля 2014 г.)

03.04.2013 10:49

Смирнова Елена Петровна. Делопроизводство для секретаря

Автор:  Елена
Оценить
(0 голоса)

Смирнова Елена Петровна Делопроизводство для секретаря


РАЗДЕЛ 1 ДЕЛОПРИЗВОДСТВО

Глава 1. Нормативно-методическая основа делопроизводства

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.


Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации, или предприятия.

Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.

Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Которые, в свою очередь, можно классифицировать по следующим признакам:

1) по содержанию (важнейший вид классификации) это могут быть документы по административным вопросам, вопросам материально-технического обеспечения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т. д.;

2) по происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. д.).

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

1) по месту составления документы делятся на: внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие), – внутренние – составленные в данном учреждении и исполняемые внутри его;

2) по наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов – это анкеты, акты, протоколы, ведомости, инструкции, приказы, отчеты и т. д.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приёмы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. Приступая к работе с документами в любой организации секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию и управленческой деятельности данного учреждения. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом.

В систему документооборот входит понятие «маршрут документа», который можно представить в виде следующей технологической цепочки: – прием входящих документов – предварительное рассмотрение (разметка) секретарем – регистрация документов – доклад руководителю о полученных документах – принятие решения руководителем – направление документов на исполнение – контроль исполнения документов – исполнение документов – формирование документов в дела – использование документов в справочно-информационной работе – определение сроков хранения документов: передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документированной информацией.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие).

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Елена

Елена

Учитель - владеет ограниченными правами на сайте и доступ в категории для учителей

Реклама


Счетчики

Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика

Поиск

Авторизация

Чат

Вкл/Выкл Звук Смайлы История Помощь Kide Chat

Последнее сообщение 2 месяцев назад

5:12-- сотрудник: курсы, разные, начинаются в разное время, узнавать по телефону - 2-43-41, удостоверения и прочие удостоверяющие документы зависят от вида обучения.
13:50-- Гость_6981: следущие курсы когда? и получается ли удостоверение после курсов?
11:44-- сотрудник: возможность оплаты картой есть
14:31-- Гость_4574: карты принимаете?
5:28-- admin: бывают, дата проведения обычно зависит от наполняемости групп, более подробно по телефону (34675)2-43-41
5:29-- Гость_7678: А когда будет набор на курс маникюра? А курсы парикмахеров у вас бывают? (?)
11:02-- admin: какие именно? вроде все материалы доступны для скачивания и так
9:56-- Гость_1685: здравствуйте. можно ли скачать на вашем сайте лекционные материал для рабочих специальностей?
12:07-- admin: По вопросам актуальных курсов, учебы и сроков звоните по телефону (34675)2-43-41 или +79222472203, здесь я вам могу ответить лишь по работе сайта и о выложенных материалах или подсказать куда обратиться ;)
9:22-- Гость_6765: Здравствуйте! вы проводите курсы по сметному делу?
4:22-- Гость_7047: тест
8:05-- admin: По вопросам учебы и сроков звоните по телефону (34675)2-43-41 или +79222472203, здесь я вам могу подсказать лишь по работе сайта и выложенных материалов или подсказать куда обратиться ;)
7:42-- Maria777: Здравствуйте, подскажите до какого числа принимаются заявления на кадровое делопроизводство и Бухгалтерский учет "с нуля" + 1С Предприятие 8.0?
10:06-- admin: Обновлен прайс на обучение 2014-2015 г, подробности в новостях сайта
16:10-- : Если просто курсы то почему нет? если на специальность, то нет конечно)) Но лучше всё узнавать по телефону
17:52-- : Есть вопрос с 9 класса к вам поступить на программиста можно?
4:55-- admin: будет выдано свидетельство о доп. образовании, подробнее узнайте по телефону 8 (34675) 2-43-41
10:02-- : Скажите пожалуйста, у вас указана профессия "Кадровое делопроизводство" , это все так профессия или просто курс, что будет указаноо в документе об образовании, которое вы выдаете по окончании??
15:58-- �Сергей: «link» нужны ответы на это
10:09-- : НУЖЕН ОТВЕТ НА 9 ВОПРОС ЭКЗАМЕЦЫОНОМУ БИЛЕТУ
2:58-- admin: Я напоминаю всем, что универсальных программ не бывает, на сайте выложены лишь для примера и обучения, а для получения индивидуальных обращайтесь по представленным телефонам
2:56-- admin: Ринат, если такая срочность и выложенные билеты не устраивают давно бы уже созвонились и договорились с представителями центра
6:37-- : Нужна программа обучения с экзаменационными билетами по охране труда для изолировщика на термоизоляции
7:46-- Ринат Мансуро: ЭКЗАМЕНАЦИОННЫЕ БИЛЕТЫ
для аттестации рабочих по профессии
“Стропальщик”
17:33-- : всем привет
7:48-- admin: ответы на что?
17:57-- Ринат манс: у кого есть ответы? куплю или обмняю 89174266070 позвонить!! !!
9:33-- Filippova_E: а вы по рабочей профессии работаете? Если по рабочей - по ваше высшее образование распространяется только на инженерную должность, а по рабочей профессии нужно при повышении разряда (квалификации) обучаться(можно и на рабочем месте) и сдавать экзамен.
19:07-- Евгений : Стоит ли мне здовать экзамен на 5-разряд на работе, если у меня высшее образование?И если нет то это законом где нибудь прописано? (профессия Инженер по проектирования и эксплуатации газонефтепроводов и газонефтехранилищ)
3:21-- Filippova_E: кстати, для получения лицензии МЧС и вступление с СРО необходимо повышать квалификацию специалистов раз в 5 лет. И мы можем в этом помочь. :)
5:57-- admin: :P
3:46-- : :)
6:39-- Filippova_E: разница в деятельности коммерческих и некоммерческих организаций в том, что деятельность коммерческой организации направлена на получение прибыли. А НЕкоммерческая организация все деньги тратит на свое развитие и выполнение своей функции. т. е. заработная плата преподавателей , консультантов , разработку метод. материала, налоги и т.д.
17:20-- : почитайте положение о некоммерческих организациях и увидите, что нам можно, а что нет)) поверьте, нас проверяют намного тщательнее остальных именно из-за "некоммерческого " вида деятельности и не позволили бы нам заниматься чем то противозаконным ))
20:02-- : А как так получается , что НЕкоммерческая организация занимается получением прибыли ? ... Нестыковка в названии, однако. :S
3:23-- admin: какие ответы? на что?))

Kide Shoutbox v0.8.2 RC


Имя:
Сообщение:

:) :( ;) :P :D :| :O :S O.O 8) :_( :-* (!) (?)

Последние комментарии